所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。

根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。

盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。

乱：记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑；记录的填写、保管收集混乱，责任不清。

散：保存、管理分散，未作统一的规定。

松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查；记录达不到要求、无人考核，且丢失和涂改现象严重。

空：该填不填、空格很多，缺乏严肃性、法定性。

错：写错别字，语言表达不清，填写错误。

记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。为此，组织既要从总体上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同时又要对每一记录的必要性进行逐一评审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始数据作为记录。

真实准确的记载质量信息，才能为有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据。因此，在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。填写记录应实事求是、严肃认真。

应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化。在建立质量管理体系过程中，应当对现行的进行清理，废立多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必需的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录更加系统和协调，实现记录的标准化管理。对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更，造成混乱，即使需要修改，也应规定一个统一的时间开始使用新表格。

记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔，这些笔能够确保记录永不褪色。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。

记录要保持现场运作、如实记录，这就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。

记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的。即是证据，首先要属实，要做到属实，就要将过程做到位并确保事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。

在填写记录出现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖。正确的处理笔误的方法，是在笔误的文字或数据上，用原使用的笔墨画一横线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值。

有些记录在运作的情况下所有的栏目无内容可填，怎么处置呢?空白栏目不能不填，其填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。

记录中会包含各种类型的签署，有作业后的签署，有认可、审定、批准等签署，这些签署都是原则、权限和相互关系的体现，是记录运作中不可少的组成部分，任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在。